Sztuka zadawania pytań – lista pytań dla liderów i mendżerów

Zebrałem tutaj listę ostrych jak brzytwa pytań. O jakie pytania chodzi? Już tłumaczę.

Każdy lider, menedżer czy ogólnie osoba, która chce się świetnie komunikować ze światem powinna przede wszystkim mniej mówić, a więcej słuchać. I to aktywnie czyli zadając pytania, a nie mówiąc, przerywając czy myśląc co zaraz powiedzieć.

Sposobem na wyćwiczenie tego nawyku jest zbudowanie sobie „szwajcarskiego scyzoryka” czy jak kto woli „szwedzkiego stołu” z listą pytań, które będą reakcjami na najczęściej występujące sytuacje. Reszta to już ciągłe wieloletnie (sic!) ćwiczenie przez korzystanie z tej listy podczas codziennych zadań aby weszły w krew.

Z czasem zdarzą się dwie rzeczy. Listę pytań będziemy mieli w głowie i fizyczna lista stanie się niejako niepotrzebna. Zbudujemy nawyk zadawania pytań coraz lepiej dostosowanych do sytuacji w której się znaleźliśmy. Poziom mistrzowski jaki osiągają najlepsi liderzy oraz coachowie to po prostu myślenie pytaniami i nieustanne ich zadawanie tak, że zmusza to rozmówcę do stawania się coraz lepszymi (nowych odkryć, refleksji, lepszych decyzji, nowej wiedzy itp)

Tym co ludzie uważają za moment dokonania odkrycia, jest tak naprawdę odkrycie pytania
– Jonas salk

Pytania ogólne

• I co jeszcze?
  Pytanie zdarta płyta do zadawania dwa, trzy razy po każdej odpowiedzi. Zmusza do szukania innych/głębszych odpowiedzi i stwarza nowe możliwości
• Co mogę dla Ciebie zrobić co ułatwiłoby Ci pracę, pomogło mieć lepsze rezultaty i polepszyło nasz zespół? lub Jak mogę Ci służyć?
  Genialne pytanie dla liderów.
• Co Ty o tym sądzisz?
  Zawsze zaczynaj od poznania opinii
• Jak Ty byś to zrobił?
  Zadaję je najczęściej gdy ktoś przychodzi z pytaniem ale bez propozycji rozwiązań.
• Co pominąłem?
  Nie zakładaj, że zawsze masz rację.
• Jak mogę pomóc? lub Czego ode mnie oczekujesz?
  Gdy ktoś narzeka, słychać irytację, złość, lub ktoś mówi ale nie o nic nas nie pyta. Ale ostrożnie bo dostaniesz pewnie prośbę o gotowe rozwiązanie i wtedy zadaj kolejne pytanie (poniższe)

Cotygodniowe spotkania operacyjne

• Co zaprząta Ci głowę? (So, what’s top of mind?)
  Poznaj stan drugiej osoby na start. Każde spotkanie (szczególnie 1:1) zaczynaj od tego mega empatycznego pytania. Może się okazać, że ktoś ma „pożar w domu”, „kiepsko się czuje”, „właśnie wróciła z urlopu”, „ma ciężki dzień” albo wręcz przeciwnie jest „super happy” z jakiegoś powodu.
• Co robiłeś/zwiedziłeś w weekend/na urlopie? lub jak spędziłeś..
  Każde spotkanie zaczynaj od tematów osobistych. Każde! Ale uwaga tak jak pisałem w zasadach „wbrew pozorom nie chodzi o „small talki” ale o szczere zainteresowanie i pogłębione rozmowy „o życiu”. To ważne aspekty przywództwa – ludzie czują się szanowani i dostrzegani”
  
• Jakie masz przemyślenia po ostatnim spotkaniu? lub O czym myślisz?
  Zmusza do refleksji. Pytanie a start, otwierające i koncentrujące spotkanie. Możemy odkryć jakieś ważne przemyślenia lub wydarzenia. Nadal rozgrzewka.
• Jakie miałeś sukcesy i porażki w zeszłym tygodniu?
• Co było dla Ciebie najbardziej przydatne? lub Czego się nauczyłeś?
  To pytanie kształcące
• Jakie tematy/problemy chcesz omówić?
  Najniższy poziom. Przechodzisz do konkretnej listy tematów/problemów najczęściej operacyjnych determinujących dalszy przebieg spotkania.

Rozwiązywanie konkretnego problemu

• Co Ty byś zrobił? lub jaką Ty podjąłbyś decyzję?
  Gdy ktoś pyta lub oczekuje gotowego rozwiązania
• Co chcesz osiągnąć? lub czego chcesz?
  Pytanie o cel, pragnienia, oczekiwania
• Skąd będziesz wiedział, że osiągnąłeś cel?
  Pytanie o Definition of done, OKR’y, KPI czyli jak ktoś to zmierzy.
• Co stanowi tu dla Ciebie prawdziwe wyzwanie?
  Aby nakierowywać na szukanie rozwiązań problemów
• Jeśli się na to zdecydujesz z czego będziesz musiał zrezygnować?
• Jakie umiejętności będą potrzebne?
  Pytanie o brakujące lub istniejące umiejętności w zespole.
• CKK (co, kto, kiedy czyli plan działania w danym temacie)
  • Jaki jest następny fizyczny krok do zrobienia? (plan)
  • Kto to zrobi? (podział prac)
  • Kiedy to zrobi? (deadline)

Rozwijanie postawy stoickiej, sokratycznej i uważności

W książce „Myślenie pytaniami” Marilee Adams zaprezentowała prostą i potężną (ale nie łatwą do wdrożenia) technikę, która pozwala rozwijać postawę stoicką (decydowanie jak reagujesz na to co Cię spotyka), metodę sokratyczną (zadawanie odpowiednich pytań aby rozwiązywać problemy czy odkrywać błędy własnej logiki) i uważności (obserwowanie i analizowanie wydarzeń oraz równolegle swoich reakcji na nie) za jednym zamachem (nie wiem czy Marilee była świadoma, że ta metoda rozwija te 3 elementy).

Technika polega na nieustannym przyjmowaniu postawy ucznia zamiast sędziego za pomocą pytań – zgodnie ze stoicyzmem „nie mamy wyboru co nas spotyka ale mamy za to wybór jak na to zareagujemy”.

Jak to robić w praktyce? Ja mam tabelkę w excelu i gdy tylko zauważę u siebie postawę sędziego spisuję odpowiedzi na te pytania dzięki czemu „na trzeźwo” patrzę na daną sytuację i przeprogramowywuję swoje zachowanie. Z każdym takim ćwiczeniem wzrasta uważność i pytania same się nasuwają (nie potrzebujesz wtedy pomocy excela).